Chứng từ, sổ sách kế toán của doanh nghiệp phải lưu trữ bao nhiêu năm? Thời hạn lưu trữ tính từ khi nào?
Rà soát 20/10/20262 văn bản căn cứ6 đoạn trích nguyên văn
Trả lời nhanh
Tài liệu kế toán phải lưu trữ ít nhất 05 năm, ít nhất 10 năm hoặc vĩnh viễn tùy loại; thời điểm tính thời hạn phụ thuộc nhóm tài liệu.
Chi tiết
Theo khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 88/2015/QH13, thời hạn lưu trữ gồm:
- Ít nhất 05 năm: tài liệu dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Ít nhất 10 năm: chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Vĩnh viễn: tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Theo Điều 12, Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, pháp luật khác quy định thời hạn lưu trữ dài hơn thì thực hiện theo quy định đó. Điều 14 Nghị định này xác định thời hạn lưu trữ vĩnh viễn là trên 10 năm cho đến khi tài liệu bị hủy hoại tự nhiên.
Theo Điều 15 Nghị định 174, phần lớn tài liệu kế toán tính thời hạn lưu trữ từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Tài liệu về dự án, thành lập, giải thể, kiểm toán, thanh tra có mốc tính riêng.
Ngoài ra, tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán (khoản 3 Điều 41 Luật Kế toán).
Trích nguyên văn điều luật
“Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. ... Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây: a)Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; b)Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; c)Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.”
“Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.”
“Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.”
“Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 12 khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 của Nghị định này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. ... Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 13 của Nghị định này được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.”
“Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.”
“Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.”