Hỏi đáp pháp luật: Kế toán và kiểm toán

Question 1

Chứng từ, sổ sách kế toán của doanh nghiệp phải lưu trữ bao nhiêu năm? Thời hạn lưu trữ tính từ khi nào?

Accepted Answer

Tài liệu kế toán phải lưu trữ ít nhất 05 năm, ít nhất 10 năm hoặc vĩnh viễn tùy loại; thời điểm tính thời hạn phụ thuộc nhóm tài liệu.

Theo khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 88/2015/QH13, thời hạn lưu trữ gồm:
- Ít nhất 05 năm: tài liệu dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Ít nhất 10 năm: chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Vĩnh viễn: tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Theo Điều 12, Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, pháp luật khác quy định thời hạn lưu trữ dài hơn thì thực hiện theo quy định đó. Điều 14 Nghị định này xác định thời hạn lưu trữ vĩnh viễn là trên 10 năm cho đến khi tài liệu bị hủy hoại tự nhiên.

Theo Điều 15 Nghị định 174, phần lớn tài liệu kế toán tính thời hạn lưu trữ từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Tài liệu về dự án, thành lập, giải thể, kiểm toán, thanh tra có mốc tính riêng.

Ngoài ra, tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán (khoản 3 Điều 41 Luật Kế toán).

Question 2

Vợ, con hoặc anh chị em ruột của giám đốc có được làm kế toán cho công ty không? Thủ quỹ có được kiêm kế toán không?

Accepted Answer

Nguyên tắc là không, trừ các ngoại lệ theo loại hình doanh nghiệp.

Theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của các chức danh sau không được làm kế toán trong cùng đơn vị kế toán: người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu, giám đốc hoặc tổng giám đốc, cấp phó phụ trách tài chính - kế toán và kế toán trưởng.

Theo khoản 3 Điều 19, người đang làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ hoặc người được giao thường xuyên mua, bán tài sản cũng không được làm kế toán trong cùng đơn vị.

Cả hai khoản có chung các ngoại lệ sau:
- Doanh nghiệp tư nhân.
- Công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu.
- Doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Ngoại lệ thứ ba đòi hỏi đồng thời hai điều kiện: không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ.

Question 3

Chứng từ kế toán phải có những nội dung gì mới hợp lệ? Doanh nghiệp có được tự thiết kế mẫu chứng từ không?

Accepted Answer

Chứng từ kế toán phải có đủ các nội dung chủ yếu và tuân thủ quy định về lập, ký. Doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Theo Điều 16 Luật Kế toán 88/2015/QH13, nội dung chủ yếu gồm:
- Tên và số hiệu; ngày, tháng, năm lập chứng từ.
- Tên, địa chỉ của bên lập chứng từ.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số lượng, đơn giá, số tiền ghi bằng số; tổng số tiền trên chứng từ thu, chi ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan.

Theo Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, mẫu tự thiết kế phải đủ các nội dung chủ yếu này và phù hợp với đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý của đơn vị.

Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán (Điều 18 Luật Kế toán). Theo Điều 19, chứng từ phải có đủ chữ ký theo chức danh, ký bằng mực không phai, không dùng mực màu đỏ hoặc dấu chữ ký khắc sẵn. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử hoặc hình thức xác nhận điện tử khác theo pháp luật về giao dịch điện tử. Nội dung, hình thức, việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn thực hiện theo pháp luật về thuế (Điều 20).

Question 4

Doanh nghiệp nào bắt buộc phải kiểm toán báo cáo tài chính hằng năm? Công ty tư nhân quy mô lớn có phải kiểm toán không?

Accepted Answer

Doanh nghiệp ngoài nhà nước (kể cả tư nhân) phải kiểm toán báo cáo tài chính hằng năm nếu thuộc nhóm bắt buộc theo luật hoặc có quy mô lớn theo tiêu chí quy định.

Theo khoản 1 Điều 37 Luật Kiểm toán độc lập 67/2011/QH12, nhóm bắt buộc gồm:
- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
- Tổ chức tín dụng.
- Tổ chức tài chính, doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm.
- Công ty đại chúng, tổ chức phát hành, tổ chức kinh doanh chứng khoán.
- Doanh nghiệp khác có quy mô lớn.

Khoản 2 Điều 37 còn gồm doanh nghiệp nhà nước (trừ doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thuộc bí mật nhà nước) và doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam.

Theo Điều 1 Nghị định 90/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp quy mô lớn là doanh nghiệp thỏa ít nhất 2 trong 3 tiêu chí:
- Số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm trên 200 người trở lên.
- Tổng doanh thu của năm trên 300 tỷ đồng trở lên.
- Tổng tài sản trên 100 tỷ đồng trở lên.

Cả ba chỉ tiêu lấy theo năm trước liền kề. Doanh nghiệp có 2 năm liên tiếp không thỏa tiêu chí thì ra khỏi diện kiểm toán bắt buộc này cho đến khi thỏa lại. Theo Điều 4 Nghị định 90/2025, số liệu năm 2024 dùng để xác định nghĩa vụ kiểm toán từ năm tài chính 2025.

Điểm c khoản 3 Điều 15 Nghị định 17/2012/NĐ-CP còn yêu cầu kiểm toán doanh nghiệp, tổ chức mà tập đoàn, tổng công ty nhà nước nắm giữ từ 20% quyền biểu quyết trở lên tại thời điểm cuối năm tài chính.

Kế toán và kiểm toán

Lĩnh vực khác